Wanneer de werkdruk toeneemt wordt het steeds lastiger om realistische doelen te stellen. Bij veel banen is de afhandeling van mails inmiddels een groot onderdeel van het werk geworden. En vaak komen er zo veel mails binnen dat je daar zo veel tijd mee kwijt bent, dat je niet aan je ‘gewone’ werk toekomt.

Maar is de afhandeling van de mail, niet ook onderdeel van je werk? Waarom voelt het dan vaak als een ondergeschoven kindje? Waarom voelt het dan vaak als een last? Denk je wel eens nadat je met je mail bezig bent geweest ‘en nu ga ik aan het werk’ of ‘en nu ga ik wat doen’?

Mogelijk omdat je het lezen en beantwoorden van de mail, niet ziet als een onderdeel van je werk. En je het daardoor lastig vindt om ermee bezig te gaan of je bezwaard voelt om er 2 uur mee bezig te zijn. Je zou immers eigenlijk andere dingen moeten doen. Of door al die mail, kom je niet aan andere taken toe.

Kwestie van het anders benaderen van je mailbox. Het afhandelen van je mail is (afhankelijk van je baan natuurlijk) een taak dat bij jouw werk hoort. Dus daar mag en moet je zelfs tijd voor inplannen. Want klanten en collega’s sturen je niet voor niets een mail.

Plan daarom bewust tijd in om met je mail bezig te gaan. Want dat doe je voor andere werkzaamheden, bijvoorbeeld een overleg, ook. Belangrijk hierbij is om een realistisch doel te stellen. Stel bijvoorbeeld als doel dat je elke dag (2x) 2 uur met je mailbox aan de slag gaat. Is je mailbox dan leeg? Nee. Maar een lege mailbox is dan ook geen realistisch doel. Want op het moment dat jij het laatste mailtje afhandelt, drukken er twee collega’s en 5 klanten op verzenden, en heb je weer nieuwe mail.

De mailbox is nooit leeg. Als je dat (onbewust) als doel stelt, dan heb je een onrealistisch doel. En dan heb je elke dag een but-gevoel over je werk: want je hebt het nl niet goed genoeg gedaan, want het is niet af. Je hebt je doel niet bereikt.

Wanneer je dan bv (2x) 2 uur als doel hebt gesteld, dan heb je een realistischer doel. Dat je wel kan halen. En dan voel je je aan het einde van de werkdag veel beter.
NB kijk welk aantal uren bij jouw werk past en wat realistisch is. Misschien is dat voor jou wel een half uur of 6 uur per dag. Kwestie van uitproberen.

Wanneer je niet zoveel mail ontvangt en je dit probleem van werkdruk niet herkent, kijk dan eens naar een taak die in jouw baan zit, waar je jezelf eigenlijk te weinig tijd voor gunt. Maar wat toch een heel belangrijk onderdeel van je werk is.

Petra Hendriks ~ jouw spirit